Zakres działań
Do zadań Sekcji Zakupów należy w szczególności:
- prowadzenie rozeznania o producentach, hurtowniach zamawianych towarów;
- sporządzanie i składanie, na zlecenie kierowników jednostek UJ, wniosków wraz z załącznikiem ilościowo-wartościowym do Działu Zamówień Publicznych o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia na sukcesywne dostawy i usługi;
- przygotowywanie opisu przedmiotu zamówienia oraz załączników do SIWZ (sukcesywne dostawy);
- dokonywanie bieżących zakupów materiałów dla jednostek UJ na podstawie umów o sukcesywne dostawy
- realizowanie zakupów materiałów i usług do wartości nieprzekraczającej kwoty wymienionej wart. 4 pkt 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych, na zlecenie jednostek UJ;
- załatwianie reklamacji jakościowych zrealizowanych zakupów;
- przygotowywanie i wysyłanie zamówień do dostawców z wykorzystaniem modułu SAP MM;
- prowadzenie korespondencji związanej z realizacją negocjowanie cen terminów innych warunków z kluczowymi kontrahentami;
- kontrola prawidłowości składanych zamówień i realizowanych zakupów;
- weryfikacja faktur dotyczących bieżących zakupów pod kątem zgodności ze złożonym zamówieniem i umową;
- kontrola stanu realizacji zawartych umów;
- rejestracja umów przetargowych w module SAP MM;
- prowadzenie bazy danych Indeksów Materiałowych;
- prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej zakupionych materiałów i usług;
- udzielanie zainteresowanym jednostkom informacji o możliwościach zakupu sprzętu i materiałów, cenach ilościowych dotyczących zamówień handlowych